Cơ hội được làm việc thường xuyên với các Bác người Nhật, nên có được chỉ dạy về các sắp xếp folder trong máy tính sao cho không tốn thời gian tìm kiếm. Sau đây là 8 tuyệt chiêu giúp bạn tự tạo được phong cách cho riêng mình.

Trước tiên là 3 cách sắp xếp FOLDER(Thư mục) Sao cho gọn gàng dễ hiểu.

1. Đừng đặt quá nhiều folder lồng vào nhau(階層を増やしすぎない)

Tất nhiên trong một số trường hợp cần tạo nhiều folder, nhưng quá nhiều folder lồng vào nhau sẽ mất thời gian click và tìm kiếm.

Tốt hơn hết là đến lần click thứ 4 là bạn đã phải lựa chọn được file mình muốn mở rồi
“よく使うファイルには「4クリック以内に辿り着ける」ようにしておきましょう。”

2. Tránh đặt tên folder dễ gây nhầm lẫn vì ý nghĩa giống nhau(ダブリの無いフォルダー階層にする)


Đấy ví dụ mình có tạo 1 file excel về project A tại cuộc họp cty. Lúc Sếp cần file excel đó thì mình cuống cuồng đi tìm, lúc này mở folder ra
không biết là mình để trong folder “会議資料” hay là “プロジェクトA” đây ta?
Vì vậy, tốt hơn hết là đặt tên thế nào để lần sau muốn tìm kiếm thì biết ngay nó nằm ở thư mục nào.
後から探すときに「あの資料は、このフォルダーにあるはずだ」とすぐに分かるような明確な振り分けルールを作るようにしましょう。

3. Tổng hợp các tài liệu, folder đã lâu không sử dụng(古いものはまとめる)

Với các folder hoặc tài liệu đã quá lâu rồi không có nhu cầu dùng đến nên tổng hợp chúng lại vào thành 1 folder
và nên đặt folder này có Date vào kiểu như “03032019_OLD”

Tùy vào kinh nghiệm của mỗi người sẽ có nhiều cách khác nữa, Sau đây là 8 tuyệt chiêu.

1. Folder rất hay sử dụng đến thì nên tạo shortcut(よく開くフォルダーはショートカットから)


Trong công việc những folder này hầu như là ngày nào cũng phải mở nó vài lần thì nên cho nó vào sidebar, Window hay Mac cũng đều có thể.
Ở window 10 chính là “Quick access”.

Vậy thêm folder này vào sidebar như nào nhỉ?


Cả window hay Mac cũng chỉ cần drag(kéo, thả) như hình thôi.

2. Đánh số thứ tự cho Folder


Nến đánh thứ tự ở 2 chữ cái đầu tiên của folder để nó được sắp xếp theo chiều tăng dần.
Ngoài ra, với các folder rất quan trọng hãy thêm ký tự dễ nhận biết vào, ví dụ「★」

3. Folder tăng lên quá nhiều thì hãy gắn thêm ngày tháng năm vào

4. Nếu làm ở cty nhật, cần sử dụng tiếng nhật mà không biết cài đặt thì làm thế nào?

Nên dùng Google Japanese Input keyboard
Google Japanese Input Keyboardへ

5. Nếu folder tăng nhiều quá lại sử dụng phương pháp tổng hợp lại


Lúc này nhớ thêm ngày mà mình gộp các folder lại vào nhé.

6. Các file mà không sử dụng nên tống nó vào 1 folder chung là “bak”


Đừng nên xóa béng nó đi nhé, vì có lúc cảm thấy cần nó lại không thể khôi phục được, chỉ khi nào bạn thực sự chắc chắn không cần nó nữa mới thẳng tay Shift+Del thôi.

7. Đặt tên folder theo nội dung công việc


Ví dụ: Trong thư mục Dự án, nên đặt các thư mục con liên quan đến dự án như Folder “Design”, “Icon”, “Doc”,…

8. Các folder chia sẻ trong nhóm, cần thống nhất và tạo Rule chung


Trong TeamWork, trước khi bắt đầu công việc cả team nên ngồi lại với nhau để thống nhất rule cho việc quản lý các file dùng chung.